Studio JZK     Druczek   Fakturzysta   Podatki JPK   Niezbędnik JPK   Warsztat     Branżowe   ·   Co nowego?   Pobierz!   Zadzwoń   KUP!   NOWY ZUS!

Kopia elektroniczna JZK

Nie musisz już drukować papierowych kopii wystawianych faktur! Potrzebujesz tylko licencji na dodatek Kopia Elektroniczna JZK.

Oszczędzasz czas, stając się bardziej produktywny. Oszczędzasz także miejsce, bo nie musisz już składować kilometrów papierowych wydruków. Nie musisz drukować kopii faktur, zostaną one automatycznie zapisane w wybranym folderze.

Oszczędzaj lasy! Kopia Elektroniczna JZK pozwala ograniczyć ilość drukowanego papieru przynajmniej o połowę. Mniejsze zużycie toneru lub tuszu to także zdrowsze środowisko naturalne.

Aby rozszerzyć swoją licencję o Kopię Elektroniczną EJ, skontaktuj się z Biurem Obsługi Klienta. Możesz złożyć zamówienie także wprost z programu, w opcji Pomoc - Moje licencje.

Częste pytania

Jak zacząć?

Po otrzymaniu licencji Kopia Elektroniczna JZK, należy ją wprowadzić za pomocą opcji Pomoc - Moje licencje. Jeśli jesteś zalogowany w serwisie JZK24, licencja zostanie pobrana automatycznie.

Następnie należy włączyć w ustawieniach programu opcję generowania elektronicznych kopii faktury i wybrać odpowiedni folder do tego celu.

Jak generować faktury z kopią elektroniczną?

Generowanie elektronicznej kopii faktury następuje automatycznie. W razie potrzeby można ponownie wygenerować elektroniczną kopię danej faktury, za pomocą opcji dostępnej w podręcznym menu modułu FAKTURY.

Elektroniczne kopie faktur generowane są we wskazanym folderze, każdy miesiąc w osobnym podfolderze.

Faktury z kopią elektroniczną posiadają specjalne wygenerowany podpis elektroniczny, który umożliwia weryfikację integralności faktury i powiązanie jej z plikiem kopii elektronicznej.

Jak przechowywać elektroniczne kopie faktur?

Elektroniczne kopie faktur przechowywane są w folderze wskazanym w ustawieniach programu.

Nie dalej niż na koniec miesiąca, należy całą zawartość danego folderu zarchiwizować na niekasowalnym nośniku typu CD-ROM. Nośnik ten należy przechowywać przez cały okres przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli 5 lat od daty rozliczenia podatkowego za dany rok.

Zalecamy częstsze wykonywanie kopii zapasowej, najlepiej na zakończenie każdego dnia, i przechowywanie jej w bezpiecznym miejscu.

Jak odczytywać elektroniczne kopie faktur?

Programy JZK generują elektroniczną kopię faktury w formie standardowego pliku PDF, zawierającego dokładny obraz faktury.

Zgodnie z wymogami rozporządzenia, podsumowanie treści faktury zapisywane jest również w formie pliku tekstowego. W ten sposób odczytywanie elektronicznej kopii faktur będzie możliwe nawet po wygaśnięciu licencji na program.

Jakie są warunki techniczne?

Podstawowe warunki techniczne są następujące:

1. należy posiadać odpowiednie oprogramowanie, obsługujące moduł kopii elektronicznej,

2. należy zapewnić integralność treści faktur, za pomocą metod wbudowanych w oprogramowanie generujące kopię elektroniczną,

3. należy zapewnić autentyczność pochodzenia faktur za pomocą odpowiednich procedur biznesowych.

Czy Kopia Elektroniczna JZK ma certyfikat?

Wszystkie wspomniane warunki techniczne są automatycznie spełnione przy prawidłowym użyciu opcji Kopia Elektroniczna JZK.

Powyższe potwierdza Certyfikat EJ (plik PDF). Certyfikat zawiera też szczegółowe określenie podstawy prawnej.

Aby rozszerzyć swoją licencję o Kopię Elektroniczną EJ, skontaktuj się z Biurem Obsługi Klienta. Możesz złożyć zamówienie także wprost z programu, w opcji Pomoc - Moje licencje.

Elektroniczna kopia faktur VAT

Aby korzystać z opcji generowania elektronicznej kopii faktur VAT w programach Pakietu JZK, konieczne jest posiadanie odpowiedniej licencji na moduł EJ, stanowiące rozszerzenie standardowej licencji na program. Bez posiadania ważnej licencji na program, generowanie elektronicznych kopii faktur VAT nie jest możliwe.

Sposób generowania kopii elektronicznej

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2010 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 244, poz. 1627). *Kursywą wskazano odpowiednie fragmenty rozporządzenia, które mają zastosowanie w programie.

Programy JZK generują elektroniczną kopię faktury w sposób, który nie wymaga żadnych dodatkowych narzędzi do jej odczytania. Zgodnie z wymogami rozporządzenia, podsumowanie treści faktury zapisywane jest również w formie pliku tekstowego. W ten sposób odczytywanie elektronicznej kopii faktur będzie możliwe nawet po wygaśnięciu licencji na program.

"§ 21. 2. Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe..."

Elektroniczna kopia faktury generowana jest w wybranym przez użytkownika folderze, na przykład

c:\jzk\dane\nowa\Kopia_elektroniczna
gdzie każdy miesięczny okres rozliczeniowy reprezentowany jest w osobnym folderze, na przykład
c:\jzk\dane\nowa\Kopia_elektroniczna\2011-01

"...w dowolny sposób zapewniający: 1) autentyczność pochodzenia... " "...3. Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury."

Elektroniczna kopia faktury VAT zawiera zawsze znacznik umożliwiający weryfikację autentyczności pochodzenia. Znacznikiem tym jest numer indywidualnej, imiennej licencji, wydanej i zarejestrowanej przez JZK. W każdej chwili możliwa jest weryfikacja, dla kogo dana licencja została wydana. Weryfikacja możliwa jest telefonicznie, elektronicznie i pisemnie w godzinach pracy firmy.

"...integralność treści..." "4. Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.”

Elektroniczna kopia faktury VAT zawiera 20-bajtowy znacznik zawierający podpis elektroniczny, generowany za pomocą standardowego algorytmu skrótu na podstawie istotnych danych zawartych w treści faktury. Jakakolwiek zmiana treści faktury powoduje wygenerowanie innego znacznika. W przypadku generowania kopii elektronicznej, na oryginale faktury drukowany jest ten sam znacznik, co umożliwia późniejszą weryfikację treśći.

"...i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;"

Faktury zapisywane są jednocześnie w trzech formatach: graficznym PDF nadającym się do odczytu na większości komputerów zabezpieczonym przed edycją przez graficzną konwersję treści, standardowym TXT odczytywalnym na każdym komputerze bez użycia jakiegokolwiek oprogramowania, oraz w formacie JZK, umożliwiającym import, eksport i wymianę danych między użytkownikami programów Pakietu JZK. Dodatkowo tworzony jest dziennik elektroniczny w pliku LISTA.TXT, zawierający informacje o kolejno wystawianych fakturach.

"...2) łatwe ich odszukanie;..."

W programie każda faktura ma dostępną opcję POKAŻ KOPIĘ ELEKTRONICZNĄ. Dodatkowo folder zawierający kopię elektroniczną zapisywany jest chronologicznie, a nazwy plików zawierają ID obiektu i numer kolejny faktury. Pliki TXT można przeszukiwać wprost za pomocą każdego narzędzia szukającego.

"...3) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych."

Dostęp do folderu na dysku lokalnym odbywa się natychmiastowo. Z uwagi na wykorzystanie trzech formatów danych, możliwe jest łatwe przetwarzanie danych z formatu tekstowego albo JZK.

Jak wynika z powyższego, programy Pakietu JZK w wariancie z kopią elektroniczną w pełni spełniają wymogi wspomnianego wyżej rozporządzenia.

Użytkownik jest całkowicie odpowiedzialny za generowanie, przechowywanie i zabezpieczanie kopii elektronicznej na odpowiednim nośniku zapasowym. Kopię zapasową należy wykonać i przechowywać w odrębnej strefie pożarowej na nośniku tylko do odczytu, na przykład płycie CD-ROM. Kopie zapasowe należy wykonywać regularnie, nie rzadziej niż na zamknięcie miesioęcznego okresu rozliczeniowego.

W przypadku korzystania z usług biura rachunkowego, elektroniczne kopie faktur VAT należy przekazać doradcy podatkowemu w celu wykonania rozliczenia podatkowego. Kopię na odrębnym nośniku należy przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.


© Studio JZK programy komputerowe, 1992-2017
© Studio JZK sp. z o.o. 2012-2017
Wszelkie prawa zastrzeżone.